Локальная система протоколирования совещаний
Совещание закончилось — протокол уже пишется
Диктофон на столе записывает встречу. Дальше всё делает сервер вашей организации: расшифровывает речь, узнаёт, кто говорил, и составляет протокол с решениями, поручениями и сроками. Через некоторое время организатор получает письмо со ссылкой на готовый документ.
Три действия человека за всё совещание. Ни приложений, ни аккаунтов, ни интернета.
Ценность
Что меняется в работе
Протокол пишет человек
- Кто-то на совещании не участвует, а конспектирует — и всё равно половину упускает.
- Протокол появляется через день-два, когда детали уже забыты.
- «Я такого не говорил» — проверить нечем, записи нет.
- Поручения расходятся по чатам и живут только в памяти исполнителя.
- Кто на встрече не был — читает пересказ или не читает ничего.
Протокол пишет система
- Все участвуют в разговоре: конспектировать не нужно никому.
- Черновик готов вскоре после встречи, пока тема ещё горячая.
- У каждого пункта — таймкод: один клик, и слышно, как это прозвучало.
- Решения, поручения, ответственные и сроки — отдельными списками.
- Отсутствовавший открывает протокол и слушает нужный фрагмент.
Можно просто разговаривать
Не нужно записывать, не нужно помнить, кто что обещал. Нажал REC в начале, STOP в конце.
Вместо часа писанины — проверка
Не составлять протокол с нуля, а прочитать готовый черновик, поправить формулировки и утвердить.
Видно, что решили и кто отвечает
Единый формат протоколов по всем совещаниям, поручения с ответственными и сроками, ничего не теряется между встречами.
Записи не покидают периметр
Всё хранится и обрабатывается на сервере организации. Ни одного обращения к внешним сервисам.
Пользовательский путь
Что делает человек — и когда он вообще не нужен
Полный цикл от начала совещания до утверждённого документа. Шаги 3–6 идут без участия людей.
Как это устроено
Путь записи внутри системы
Между «воткнул диктофон» и «пришло письмо» запись проходит шесть этапов. Все они выполняются на одном сервере внутри вашей сети.
Оригинал записи не удаляется и не перезаписывается ни на одном этапе — к нему всегда можно вернуться.
Результат
Что получается на выходе
Протокол
Резюме встречи, обсуждённые темы, принятые решения, поручения с ответственными и сроками, открытые вопросы и риски. Каждый пункт со ссылкой на момент в записи.
Расшифровка
Полный текст совещания, разбитый по говорящим и синхронизированный с плеером: читаешь строку — слышишь её.
Аудиозапись
Оригинал хранится в архиве организации. Плеер открывается прямо в браузере, перемотка — по клику на любой пункт протокола.
Документы
DOCX по шаблону организации с логотипом и PDF — для рассылки, приложения к приказу или подшивки в дело.
Ничего не выдумывается. Система проверяет саму себя: пункт попадает в протокол, только если в расшифровке есть фрагмент, из которого он следует. Ответственным может быть назначен только участник из списка. То, что не удалось подтвердить, выносится отдельно — на решение человека.
Последнее слово за человеком. Протокол проходит статусы «черновик AI» → «на проверке» → «утверждён». Пока организатор не нажал «Утвердить», документ считается черновиком, и это видно всем.
Приватность
Записи совещаний не покидают организацию
Это главное отличие от облачных сервисов расшифровки. Совещания — самые чувствительные данные компании: там обсуждают контракты, зарплаты, кадровые решения и конфликты.
Из чего собрано
Оборудование и программное обеспечение
Обычное железо и открытые модели. Никаких подписок на внешние сервисы и никакой привязки к поставщику облака.
Оборудование
| Что | Роль в системе | Почему так |
|---|---|---|
| Профессиональный диктофонZoom H2essential | Пишет совещание. Стоит в центре стола на мини-штативе, питается от USB, батарейки — резерв. | Три микрофона снимают стол по кругу. Запись в 32-bit float: уровень настраивать не нужно, тихого участника слышно, громкий не перегружает. |
| Ingest Boxминиатюрный одноплатный компьютер | Коробочка на столе с USB-кабелем. Забирает запись с диктофона и отправляет на сервер, показывая светодиодом, что всё прошло. | Убирает из процесса ручное копирование файлов. Человеку остаётся одно действие — воткнуть кабель. |
| Серверкомпактный корпоративный ПК | Хранит записи и выполняет всю обработку. Ставится в серверной или подсобном помещении. | Не требует стойки и обслуживания. Дискового пространства хватает на годы записей: оригиналы не удаляются. |
| Видеокартаопция | Ускоряет обработку в несколько раз. | Нужна, если совещаний много или протокол хочется получать почти сразу. Без неё система работает так же, только дольше. |
| Источник бесперебойного питанияопция | Защищает базу и файлы при отключении электричества. | Рекомендуется там, где питание нестабильно. |
Программное обеспечение
| Компонент | Что делает | Основа |
|---|---|---|
| Распознавание речи | Превращает звук в текст с временем каждого слова, учитывает корпоративный словарь | Whisper (модель large-v3-turbo) в оптимизированной реализации faster-whisper |
| Определение речи и пауз | Отделяет речь от тишины и шума, чтобы не тратить время на пустые участки | Silero VAD |
| Разделение говорящих | Определяет, в какие моменты говорил каждый из участников, помечает наложения | Модели pyannote в исполнении sherpa-onnx |
| Узнавание сотрудников | Сопоставляет голос с профилями сотрудников; подтверждение имени человеком улучшает профиль | Модели голосовых отпечатков 3D-Speaker / WeSpeaker |
| Составление протокола | Извлекает решения, поручения, сроки, риски и открытые вопросы; проверяет каждый пункт по расшифровке | Языковая модель Qwen3, запускается локально через llama.cpp |
| Веб-интерфейс и хранение | Список совещаний, страница совещания с плеером, редактор протокола, админка, права доступа, журнал действий | Python / FastAPI, PostgreSQL, файловый архив; запуск в контейнерах |
Всё, что используется, — открытое ПО со свободными лицензиями. Модели можно заменить на другие без переписывания системы: распознавание, разделение голосов и языковая модель подключаются как сменные части. Ни один компонент не требует оплаты за обращение.
Поставка
Что входит в комплект
Комплект рассчитан на одну переговорную и одну организацию. Приходит собранным и настроенным: от распаковки до первого протокола — один рабочий день.
1 Оборудование
- Диктофон с картой памяти, аккумуляторами и зарядным устройством
- Настольный мини-штатив
- Ingest Box в корпусе с блоком питания и USB-кабелем на стол
- Сервер с расширенной памятью и накопителем под архив записей
- Наклейка-памятка на диктофон: REC / STOP / Card Reader
2 Установка и настройка
- Сборка и подготовка сервера, установка системы и моделей
- Настройка защищённого доступа по локальной сети
- Резервное копирование и проверка почтовых уведомлений
- Монтаж в переговорной и тестовая запись
3 Настройка под организацию
- Пользователи, роли и права доступа
- Корпоративный словарь: фамилии, проекты, аббревиатуры, термины
- Шаблон протокола в DOCX с логотипом и реквизитами
- Сессия записи голосовых профилей сотрудников
4 Обучение и приёмка
- Обучение пользователей — короткое занятие, инструкция на одну страницу
- Инструкция администратора
- Приёмка на реальных совещаниях с донастройкой под ваши голоса и лексику
- Паспорт комплекта и акт
5 Поддержка первого года
- Удалённая техподдержка
- Обновления системы и моделей
- Профилактический выезд
+ Расширения
- Видеокарта для ускоренной обработки
- Источник бесперебойного питания
- Вторая и последующие переговорные на том же сервере
- Продление поддержки на следующий год
Честно
Границы: что система делает, а что нет
Лучше знать это до внедрения, чем обнаружить после.
Вопросы
Что обычно спрашивают
Нужно ли ставить приложение на телефон или компьютер?
Нет. Участнику совещания не нужно вообще ничего, кроме кнопок на диктофоне. Организатор работает в обычном браузере — система открывается по внутреннему адресу, как корпоративный портал.
А если человек забыл воткнуть диктофон в кабель?
Запись остаётся на карте памяти и никуда не денется — её можно передать позже. Кроме того, любой файл можно просто перетащить в браузер: это запасной путь, который работает всегда.
Что будет, если система не узнала говорящего?
Он останется «Спикером» с номером, а если система не уверена — пометит «возможно, такой-то». Организатор подтверждает или исправляет имя одним кликом. Каждое подтверждение делает профиль голоса точнее, и со временем ошибок становится меньше.
Как сотрудник записывает свой голосовой профиль?
Один раз читает вслух короткий текст — либо через микрофон браузера на своём рабочем месте, либо на том же диктофоне во время общей сессии онбординга. Это занимает около минуты и делается один раз.
Можно ли доверять протоколу?
Протокол — черновик до тех пор, пока человек его не утвердил, и это видно в интерфейсе. У каждого пункта есть таймкод: спорную формулировку можно проверить на слух за пару секунд. Пункты, которые система не смогла подтвердить текстом расшифровки, она выносит отдельно вместо того, чтобы вписывать в протокол.
Сколько совещаний выдерживает один сервер?
Записи обрабатываются по очереди, поэтому ограничение — не количество переговорных, а суммарная длительность записей в сутки. Для типичной организации одного сервера достаточно на несколько переговорных; при росте нагрузки ставится видеокарта или отдельный сервер обработки.
Что происходит с записями со временем?
Оригиналы хранятся в архиве организации и не удаляются автоматически — правило хранения задаёт сама организация. Накопителя в базовом комплекте хватает на годы работы.
Что можно добавить потом?
Приложение для записи выездных совещаний, вход через корпоративные учётные записи, связь с календарём (название и участники встречи подставляются сами), выгрузку поручений в трекер задач, поиск по архиву всех совещаний и отслеживание исполнения поручений между встречами. Всё это подключается к уже работающей системе без её переделки.